Bilgi Plan ve Rapor (BPR) bir sistemin ifadesidir. Bu kavramlar ayrı ayrı düşünüldüğü zaman BPR sisteminin amacına hizmet etmemektedir. Fakat üçünü bir arada bir sistem halinde düşündüğümüz zaman önemi ortaya çıkmaktadır. En sade şekilde baktığımızda; bilgi ile hazırlık, plan ile uygulama ve rapor ile değerlendirme anlaşılır. İnsanlar yaşamlarının her aşamasında bilgi plan ve rapor’u bilerek veya bilmeyerek kullanmaktadırlar. Günümüzde örgütlerin daha karmaşık bir yapıya bürünmesi nedeniyle dah